En corto
Una migración de Salesforce sale bien si se hace en este orden: inventario de la org, extracción con Bulk API 2.0 o Data Loader conservando el ID de cada registro, carga respetando las relaciones, validación con conteos por objeto, unos días de convivencia y un corte limpio. Lo que más se olvida: archivos, emails registrados e historial de cambios.
1. Inventario: qué hay en tu org
Antes de mover nada, haz la lista: objetos estándar y custom con datos, registros de cada uno, relaciones entre ellos, usuarios activos e inactivos, picklists y Record Types. Mira también Storage Usage en Setup: te dice cuánto ocupan los datos y los archivos.
2. Qué exportar, además de lo evidente
| Dato | Dónde vive en Salesforce |
|---|---|
| Cuentas, contactos, leads y oportunidades | Account, Contact, Lead, Opportunity |
| Productos y listas de precios | Product2, Pricebook2, PricebookEntry, OpportunityLineItem |
| Casos | Case, CaseComment |
| Tareas y eventos | Task, Event |
| Emails registrados | EmailMessage |
| Archivos | ContentVersion, ContentDocumentLink |
| Notas | ContentNote, y Note en orgs antiguas |
| Adjuntos antiguos | Attachment |
| Historial de etapas | OpportunityHistory |
| Historial de campos | AccountHistory, OpportunityFieldHistory y el resto de Field History |
| Chatter | FeedItem, FeedComment |
| Tus objetos | Los que acaban en __c |
3. Herramientas de extracción
- Data Export Service: en Setup, Data Export. Genera ZIPs con un CSV por objeto, cada semana o cada 29 días según la edición. Sirve como copia completa, no para cargas incrementales.
- Data Loader: la herramienta de escritorio de Salesforce para exportar e importar CSV. Suficiente para orgs pequeñas y medianas.
- Bulk API 2.0: para volúmenes altos y extracciones automatizadas. Es la que permite cargas incrementales durante la convivencia.
Uses lo que uses, guarda siempre el ID de Salesforce de cada registro, el de 18 caracteres. Es la llave para rehacer relaciones y para comprobar después que no falta nada.
4. El orden de carga
- Usuarios y propietarios
- Cuentas
- Contactos
- Productos y listas de precios
- Oportunidades y sus líneas
- Casos
- Tareas, eventos y emails
- Archivos y notas
- Historial de etapas y de campos
Cada objeto se carga después de los objetos de los que depende. Si cargas oportunidades antes que cuentas, pierdes la relación.
5. Lo que hay que decidir con negocio
- Propietarios inactivos: a quién se asignan sus registros.
- Picklists: los valores que ya no se usan se agrupan o se archivan.
- Record Types: cuáles sobreviven como tipos y cuáles eran solo un parche.
- Multidivisa: si usas tipos de cambio fechados, consérvalos para que los importes históricos cuadren.
- Duplicados: se limpian antes de cargar, no después.
6. Validar
Para cada objeto: registros en origen, registros cargados, registros descartados y el motivo. Después, sumas de control, como el importe ganado por año, y una muestra revisada por alguien que conoce los datos.
7. Convivencia y corte
Durante unos días conviven los dos sistemas: cada noche se cargan los cambios de Salesforce y el equipo trabaja en el CRM nuevo con datos reales. El fin de semana del corte se hace la última carga, el lunes se trabaja en el nuevo y Salesforce queda en solo lectura hasta que vence el contrato.
Errores habituales
- Olvidar los archivos y descubrirlo cuando alguien busca un contrato firmado.
- Perder el historial de etapas y, con él, los informes de conversión.
- No conservar el ID de Salesforce y no poder comprobar nada.
- Cargar sin usuarios y que todo quede a nombre de quien hace la carga.
- Apurar el fin del contrato sin una copia completa guardada fuera.
Esta guía es el método que seguimos en 2Q Technologies en cada migración. Si quieres verlo aplicado, semana a semana y con lo que necesitamos de ti, está en la página de migración.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tarda una migración de Salesforce?
En una empresa mediana con datos razonablemente limpios, la parte de datos e integraciones suele llevar una semana, dentro de un proyecto de 5 a 8 semanas. Millones de registros o muchas integraciones alargan el plazo.
¿Qué pasa con mis datos cuando termina el contrato?
El contrato marco de Salesforce prevé un periodo limitado tras la terminación para pedir la exportación. No lo apures: ten la extracción completa hecha y validada antes del último día.
¿Se puede migrar el historial de cambios de campos?
Sí. Field History se exporta como cualquier otro objeto y se carga como historial dentro de cada registro del CRM nuevo.
¿Y los emails?
Los emails registrados en Salesforce se migran vinculados a su cuenta, contacto y oportunidad.
Fuentes: guía de Bulk API 2.0 (Salesforce Developers), guía de Data Loader (Salesforce).