En corto
Los contratos de Salesforce suelen renovarse automáticamente si nadie avisa a tiempo. El plazo de aviso está en tu Order Form o en el contrato marco y suele ir de 30 a 90 días antes del fin del periodo. Si quieres dejar Salesforce, calcula el calendario hacia atrás desde ese aviso, no desde la fecha de fin.
Dónde está la fecha que importa
Busca en tu Order Form la fecha de fin de la suscripción y la cláusula de renovación. Si el Order Form no dice nada, manda el contrato marco (MSA) y sus anexos. Fíjate en tres cosas:
- La fecha de fin del periodo actual.
- Los días de aviso para no renovar y a quién se envía.
- La duración de la renovación automática, que a menudo es igual al periodo anterior.
Si tu contrato es de 36 meses y se te pasa el aviso, puedes encontrarte con otros 36.
El calendario, hacia atrás
| Momento | Qué tiene que estar hecho |
|---|---|
| 12 semanas antes del aviso | Los números: lo que pagas y lo que pagarías. |
| 8 semanas antes del aviso | Empieza el proyecto: diagnóstico y construcción. |
| 2 semanas antes del aviso | El CRM nuevo en convivencia. Decides con datos reales. |
| Fecha límite de aviso | Fin del contrato menos los días de aviso. Aviso enviado y con acuse. |
| Fin del contrato | Datos exportados y validados. Salesforce en solo lectura hasta aquí. |
¿Cuándo tienes que avisar a Salesforce?
Pon la fecha de fin de tu contrato y los días de aviso de tu Order Form. Te damos el último día para avisar y cuándo empezar.
Si no te da tiempo
Si el aviso vence antes de que el CRM nuevo esté listo, hay dos salidas razonables: negociar una renovación corta, de unos meses, que cubra la transición, o renovar menos licencias si tu contrato lo permite. Pídelo antes de que venza el aviso, no después.
¿Se puede cancelar Salesforce antes de que acabe el contrato?
Por lo general, no. El contrato marco de Salesforce dice que las obligaciones de pago no se pueden cancelar y que lo pagado no se devuelve (apartado 5.1), salvo que tu Order Form diga otra cosa. Lo que sí puedes hacer es no renovar: avisar por escrito dentro del plazo de tu Order Form para que la suscripción termine en su fecha. Si te pasas del plazo, se renueva otro periodo.
Plantilla de aviso de no renovación
Adáptala a tu contrato y envíala por el canal que indique el MSA, normalmente por escrito y a la dirección de notificaciones del contrato. Guarda el acuse.
Asunto: Aviso de no renovación. Order Form [número]
A la atención de [entidad de Salesforce que figura en el contrato]:
Por la presente, [razón social], con CIF [CIF], les comunica su decisión de no renovar la suscripción descrita en el Order Form [número], cuyo periodo actual finaliza el [fecha], conforme a lo previsto en el contrato.
Les rogamos que confirmen la recepción de este aviso y nos indiquen el procedimiento y los plazos para la exportación completa de nuestros datos.
Atentamente,
[Nombre, cargo y firma]
Esto no es asesoramiento legal. Revisa tu contrato o consúltalo con tu asesor.
Lo que no conviene hacer
- Avisar sin tener los datos exportados y una alternativa en marcha.
- Dar por hecho que el plazo es de 30 días sin leer el contrato.
- Esperar a que tu comercial de Salesforce te recuerde la fecha.
- Comunicarlo solo por teléfono o en una reunión.
Preguntas frecuentes
¿Salesforce se renueva automáticamente?
En la mayoría de contratos, sí. Si nadie avisa dentro del plazo, la suscripción se renueva por un periodo nuevo, a menudo de la misma duración.
¿Cuántos días de aviso hay que dar?
Lo marca tu contrato. Los plazos habituales van de 30 a 90 días antes del fin del periodo.
¿Puedo reducir licencias en la renovación?
Depende del contrato. Muchos no permiten reducir a mitad de periodo, así que la renovación es el momento de ajustarlas. Negócialo antes de que venza el aviso.
¿Qué pasa con mis datos después?
Expórtalos y valídalos antes del fin del contrato. El contrato marco solo prevé un periodo limitado para pedir la exportación tras la terminación.
¿Qué pasa con mis datos cuando termina el contrato?
Exporta todo antes de la fecha de fin, mientras tienes acceso completo. Después dependes de los plazos de devolución y borrado del contrato marco.
Fuentes: contrato marco de suscripción (Salesforce). No sustituye la lectura de tu contrato.