En corto
Para una copia completa, usa Data Export Service en Setup y marca archivos y adjuntos. Para extracciones concretas o repetidas, Data Loader con Export All, que incluye registros borrados y actividades archivadas. Para volúmenes grandes o automatizar, Bulk API 2.0. En todos los casos conserva el ID de 18 caracteres y recuerda que las fechas con hora salen en UTC.
Opción 1: Data Export Service
Es la copia completa que ofrece Salesforce desde Setup. Pasos:
- En Setup, busca Data Export.
- Elige Export Now o programa una exportación periódica.
- Marca incluir imágenes, documentos y adjuntos, y los archivos de Salesforce (Salesforce Files) si los quieres.
- Selecciona todos los objetos.
- Cuando esté lista recibirás un email. Descarga todos los ZIP: caducan a los pocos días.
Puedes lanzarla una vez por semana en Enterprise, Unlimited y Performance, y cada 29 días en Professional. Es ideal como copia de seguridad antes de cualquier cambio.
Opción 2: Data Loader
La aplicación de escritorio de Salesforce. Sirve para exportar objeto a objeto con los campos que elijas y filtros SOQL.
- Export: los registros activos.
- Export All: también los registros en la papelera y las actividades archivadas. Úsalo si quieres el historial completo.
Opción 3: Bulk API 2.0
Para millones de registros o para extracciones automáticas cada noche. Procesa las consultas por lotes y devuelve CSV. Es lo que se usa durante la convivencia de una migración para cargar solo lo que cambia.
Lo que más se olvida
| Dato | Cómo no perderlo |
|---|---|
| Archivos | Exporta ContentVersion y ContentDocumentLink para saber a qué registro pertenece cada archivo |
| Adjuntos antiguos | Attachment, en orgs con años |
| Emails | EmailMessage, con sus relaciones |
| Historial | OpportunityHistory y las tablas de Field History |
| Registros borrados | Export All en Data Loader |
| Valores de picklist | Exporta el nombre de API, no solo la etiqueta |
Cuatro comprobaciones antes de dar la copia por buena
- Número de registros por objeto, comparado con Salesforce.
- IDs de 18 caracteres en todas las tablas, también en los campos de relación.
- Fechas con hora convertidas de UTC a tu zona horaria.
- Caracteres especiales y acentos correctos: guarda en UTF-8.
Preguntas frecuentes
¿Cómo hago una copia de seguridad completa de Salesforce?
Con Data Export Service en Setup, seleccionando todos los objetos e incluyendo archivos y adjuntos. Descarga los ZIP en cuanto lleguen.
¿Data Export incluye los archivos?
Solo si marcas las opciones de incluir documentos, adjuntos y Salesforce Files al lanzar la exportación.
¿Puedo exportar los registros borrados?
Sí, con Export All en Data Loader, que incluye los que están en la papelera y las actividades archivadas.
¿Exportar datos tiene coste?
No. Data Export Service, Data Loader y la API están incluidos en las ediciones con acceso a API.
¿Puedo exportar mis datos si ya no voy a renovar?
Sí, y conviene hacerlo antes de que acabe el contrato, mientras tienes acceso completo. Haz una exportación completa con archivos, guárdala fuera de Salesforce y valida los conteos por objeto.
Fuentes: Data Export Service (ayuda de Salesforce), exportar datos y frecuencia por edición (Trailhead), guía de Data Loader (Salesforce), guía de Bulk API 2.0 (Salesforce Developers).