Auditoría de licencias y uso de tu Salesforce en 30 minutos: 8 consultas SOQL

Antes de empezar

Necesitas un usuario que pueda ver la configuración. Lanza las consultas desde el Developer Console, en el Query Editor, o desde Workbench. Las marcadas como Tooling API requieren activar esa opción. Ninguna cambia nada: todas son de lectura.

1. Usuarios activos que no entran

SELECT Name, Profile.Name, LastLoginDate
FROM User
WHERE IsActive = true
AND (LastLoginDate < LAST_N_DAYS:90 OR LastLoginDate = null)

Cada fila es una licencia que pagas y que nadie usa desde hace tres meses.

2. Licencias contratadas y usadas

SELECT Name, TotalLicenses, UsedLicenses
FROM UserLicense
WHERE TotalLicenses > 0

Compara la licencia Salesforce con Salesforce Platform. Mucha gente que solo consulta podría ir con una licencia más barata.

3. Licencias de permission sets

SELECT MasterLabel, TotalLicenses, UsedLicenses
FROM PermissionSetLicense
WHERE TotalLicenses > 0

Aquí aparecen los add-ons que se asignan por usuario, como CPQ o funciones de IA.

4. Paquetes de AppExchange

SELECT NamespacePrefix, Status, AllowedLicenses, UsedLicenses, ExpirationDate
FROM PackageLicense

Cada paquete es otra factura, otro proveedor y otra dependencia en una migración.

5. Objetos custom

SELECT DeveloperName, NamespacePrefix, CreatedDate
FROM CustomObject
WHERE NamespacePrefix = null

Después, cuenta los registros de los que importen con SELECT COUNT() FROM Objeto__c. Un objeto sin registros nuevos en un año es candidato a quedarse fuera.

6. Flows y procesos activos

SELECT ApiName, ProcessType, LastModifiedDate
FROM FlowDefinitionView
WHERE IsActive = true

Los que tienen ProcessType = 'Workflow' son procesos de Process Builder, sin soporte desde finales de 2025.

7. Código Apex propio

SELECT Name, LengthWithoutComments, LastModifiedDate
FROM ApexClass
WHERE NamespacePrefix = null

Las clases largas que nadie toca desde hace años son deuda. Las que llevan la lógica del negocio son lo primero que hay que entender, te quedes o te vayas.

8. Triggers

SELECT Name, TableEnumOrId, Status
FROM ApexTrigger
WHERE NamespacePrefix = null

Varios triggers sobre el mismo objeto, más Flows y reglas, es la receta de esos errores que nadie sabe explicar.

Qué hacer con los resultados

• Ajusta las licencias antes de la renovación.
• Haz la lista de lo que pagas y no usas: paquetes, add-ons y permission set licenses.
• Marca qué objetos, Flows y código siguen vivos. Es el alcance real de cualquier cambio.

Si prefieres no hacerlo tú, en la primera semana de un proyecto hacemos este mismo diagnóstico con un usuario de solo lectura. No tocamos nada de tu org.

Fuentes: referencia de SOQL (Salesforce Developers), guía de la Tooling API (Salesforce Developers).